Gestire l’azienda con Excel: quando è ora di passare a un software

Il foglio di calcolo è il primo gestionale di quasi ogni azienda. È flessibile, quasi tutti lo sanno usare, e spesso c’è già sul computer. E cresce con l’azienda: una colonna in più, un foglio per ogni anno, una macro scritta da qualcuno che oggi non c’è più.

Non c’è niente di sbagliato. Il punto è accorgersi del momento in cui il file, invece di far risparmiare tempo, comincia a farne perdere. In questa guida mettiamo in fila i segnali, le alternative e come si passa da Excel a un software senza fermare il lavoro.

I segnali che Excel non basta più

• Lo stesso dato si scrive due volte: una volta nel foglio, una volta nel gestionale. Ogni passaggio a mano è un errore possibile.
• Il file lo sa usare una persona sola, e quando è in ferie il lavoro si ferma o si fa «a occhio».
• Ci sono più copie dello stesso file, e nessuno è sicuro di quale sia quella giusta.
• Il magazzino non torna: le giacenze nel foglio non coincidono con quelle sugli scaffali, e lo si scopre all’inventario.
• Chi è fuori ufficio non può lavorare: l’agente o il magazziniere deve telefonare per sapere una disponibilità.

Se ne riconoscete due o tre, il costo di restare su Excel probabilmente è già più alto di quanto sembra: solo che non compare in nessuna fattura, ma nelle ore spese a controllare.

Il caso più frequente: il magazzino

Il magazzino è spesso il primo foglio a smettere di funzionare quando i movimenti crescono. Il motivo è semplice: un foglio registra quello che qualcuno ci scrive, non quello che succede. Se un collo esce senza essere segnato, il file non lo sa.

Con un software di magazzino, chi sposta la merce registra il movimento mentre lo fa, per esempio con un lettore di codici a barre, e il dato passa subito al gestionale. Per un nostro cliente abbiamo sviluppato LogistixApp, un’applicazione per il magazzino su lettori Android collegata a Passepartout Mexal: lotti, matricole, ubicazioni, colli e spedizioni, con ogni movimento che arriva subito al gestionale.

Programma pronto o software su misura?

Prima di scegliere, conviene guardare se esiste già un prodotto che fa quello che serve. Se esiste e basta, è quasi sempre la scelta giusta. Il su misura serve quando i programmi pronti costringono a lavorare in un altro modo, o quando il problema vero è far parlare fra loro programmi che oggi non si parlano.

Come si passa da Excel a un software senza fermarsi

1. 1Guardare come si lavora davvero
2. 2Disegnare le funzioni prima del codice
3. 3Collegarsi al gestionale
4. 4Partire da un processo solo

1. Guardare come si lavora davvero

Prima di tutto si guarda il file e chi lo usa: chi scrive cosa, dove si perde tempo, quali dati esistono già nel gestionale. Il foglio Excel è prezioso: dentro c’è il modo in cui l’azienda lavora, comprese le eccezioni che nessuno ha mai messo per iscritto.

2. Disegnare le funzioni prima di scrivere il codice

Le funzioni del software si disegnano e si fanno approvare da chi lo userà, prima di scrivere una riga di codice. Richiede tempo all’inizio, e riduce le correzioni dopo.

3. Collegarsi al gestionale

Un software nuovo che non parla con il gestionale crea un altro posto dove scrivere due volte. Con Passepartout Mexal scambiamo anagrafiche, articoli, listini, ordini, DDT e magazzino; con altri gestionali verifichiamo prima se e come si possono scambiare i dati in automatico.

4. Partire da un processo solo

Non si sostituisce tutto in una volta. Si parte dal processo che dà il ritorno più immediato, lo si prova con chi lavora, e poi si estende. Durante la prova fa fede il software, e il foglio Excel serve da confronto finché il software non ha dimostrato di fare meglio.

Come lavoriamo noi

Sviluppiamo software partendo dal tavolo di chi li usa: configuratori di prodotto, app per il magazzino e per i mezzi, portali per i documenti, automazioni collegate al gestionale. Oggi sono sette i progetti su misura in esercizio, e anche i nostri prodotti sono nati da problemi veri di aziende vere. Se esiste un programma pronto che vi basta, ve lo diciamo prima. Il resto è nella pagina sullo sviluppo di software personalizzato.

Domande frequenti